Der bedarfsorientierte Energieausweis wird anhand der Gebäudehüllfläche und der Anlagentechnik ausgestellt. Die Datenaufnahme geschieht durch Grundrisse und Baupläne, sowie Baubeschreibungen. Mit Hilfe von genormten EnEV -Faktoren kann so der theoretische Energieverbrauch des Gebäudes ermittelt und Vorschläge für Sanierungsmaßnahmen zur Energiereduzierung beigefügt werden.

Die Datenerhebung der Gebäudehülle umfasst die Ermittlung der einzelnen Flächen und der Bauteile (Fenster und Türen, Außenwände, Dachflächen, Zwischendecken und Böden) des Gebäudes. Die größte Schwierigkeit besteht in der Erkennung der verschiedenen Baumaterialien und Konstruktionsaufbauten der Bauteile. Dort wo dies nicht möglich ist, werden Pauschalwerte nach dem Baujahr des Gebäudes genutzt, i.d.R. finden keine Prüfbohrungen o.ä. statt. Die Datenaufnahme der Anlagentechnik hingegen lässt sich relativ einfach (meist durch Ablesen des Typenschildes und vorliegenden Schornsteinfegerprotokollen) durchführen. Zusätzlich sind durch den Energieberater Faktoren wie beispielsweise solare Wärmegewinne durch Sonnenenergie oder die Lüftungsgewohnheiten der Nutzer zu berücksichtigen. Ihre tatsächlichen Verbrauchsdaten (verbrauchsorientierter Energieausweis) sind ebenfalls im bedarfsorientierten Energieausweis enthalten, wenn die erforderlichen Mengen bekannt sind.

Diese Art des Ausweises stellt im Vergleich zur verbrauchsorientierten Variante eine "Standardisierung" dar, bei der mehrere Gebäude (hinsichtlich ihrer energetischen Eigenschaften) untereinander verglichen werden können. Er gibt Aufschluss über den Energiebedarf, ähnlich der Energieeffizienzklasse bei Elektrogeräten und gilt so als genormtes Messinstrument für den Energieaufwand, der für ein Gebäude aufzubringen ist.

Für die sog. Nicht- Wohngebäude ist die Erfassung zusätzlicher Daten notwendig. Diese ergeben sich aus den installierten Anlagen wie beispielsweise den Beleuchtungs-, Klima- oder Druckluftsystemen.

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